Tổ chức một sự kiện dù lớn hay nhỏ, luôn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý chi phí một cách hợp lý. Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu, việc nắm rõ các chi phí khi thực hiện tổ chức sự kiện là việc vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, hãy cùng AI PRODUCTION tìm hiểu về những chi phí cơ bản mà bạn cần xem xét trước khi thực hiện tổ chức một sự kiện.
1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Thuê địa điểm tổ chức sự kiện thường là một trong những khoản chi phí khi thực hiện tổ chức sự kiện quan trọng nhất mà những người tổ chức sự kiện phải đối mặt. Nếu không có sẵn không gian cá nhân hoặc tập thể, việc tìm kiếm một địa điểm phù hợp là không thể tránh khỏi chi phí.
Chi phí này bao gồm một loạt các yếu tố, bắt đầu từ việc chọn địa điểm phù hợp với quy mô và số lượng người tham dự. Thường thì việc đặt cọc trước là không thể tránh khỏi, đặc biệt là khi chọn lựa một địa điểm phổ biến hoặc trong những thời điểm đặc biệt như cuối năm. Sau khi sự kiện kết thúc, chi phí còn lại trong hợp đồng sẽ là một phần quan trọng và việc thanh toán phải được thực hiện đúng theo thỏa thuận ban đầu.
Có thể bạn quan tâm: Cách để quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện
2. Chi phí khi thực hiện tổ chức sự kiện cho thiết bị
Đối với các chương trình lớn, đặc biệt là các sự kiện ngoài trời, việc chuẩn bị thiết bị đa dạng như âm thanh, ánh sáng và trang trí đòi hỏi sự chi tiết và cân nhắc kỹ lưỡng.
Một số thiết bị khi thuê có thể tạo ra chi phí lớn và việc đánh giá xem chúng có thực sự cần thiết cho sự kiện hay không là quan trọng để tránh lãng phí không cần thiết. Các thiết bị liên quan đến âm thanh và ánh sáng, như máy chiếu, micro, thiết bị phát sóng wifi, máy quay, máy ảnh, thường là những yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Đồng thời, chi phí vận chuyển thiết bị đến địa điểm tổ chức cũng cần được tính vào chi phí tổ chức.
3. Chi phí tiệc trong sự kiện
Chi phí bữa tiệc trong sự kiện là một khía cạnh quan trọng và thường xuyên chiếm một phần lớn trong ngân sách tổ chức. Việc quyết định chi trả cho bữa tiệc phụ thuộc vào quy mô, loại hình và đối tượng khách mời tham gia sự kiện.
Dựa vào quy mô cụ thể, tiệc có thể được tổ chức dưới các hình thức khác nhau như buffet, tea break hoặc tiệc ẩm thực tại các nhà hàng sang trọng. Ngân sách cho tiệc sẽ được tính dựa trên số lượng người tham dự, với mỗi người có một mức chi phí cụ thể, thường được gọi là ngân sách cho mỗi đầu người. Thông thường, chi phí tiệc có thể chiếm khoảng 25-40% tổng ngân sách tổ chức sự kiện.
4. Chi phí khi thực hiện tổ chức sự kiện cho nhân sự
Chi phí nhân sự trong tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng không thể thiếu để đảm bảo thành công của chương trình. Bao gồm một số vị trí chính như nhân sự kỹ thuật, nhân sự nội dung, MC, PB-PG và những người thực hiện công việc lắp đặt và thi công thiết bị.
Các nhân sự này có thể không được tổ chức sự kiện sử dụng từ nguồn nhân lực nội bộ, mà thay vào đó, có thể cần phải thuê từ bên thứ ba. Giúp đảm bảo rằng mọi khía cạnh của chương trình được quản lý và thực hiện bởi những người có kỹ năng và chuyên môn tốt nhất trong lĩnh vực của họ.
5. Chi phí thuê nhân công và nguyên vật liệu trang trí
Chi phí liên quan đến thuê nhân công và mua nguyên vật liệu trang trí là một phần quan trọng trong tổng ngân sách của sự kiện, đặc biệt là đối với các sự kiện có sự chú trọng vào sự sáng tạo, độc đáo và đột phá. Trong trường hợp này, việc trang trí, sắp xếp không gian và triển khai concept đòi hỏi sự chú ý đặc biệt đến việc chuẩn bị các nguyên vật liệu và nguồn nhân công cần thiết.
Chi phí nhân công bao gồm việc thuê người thực hiện công việc trang trí, xây dựng và triển khai concept sự kiện. Ngoài ra, chi phí này còn bao gồm các chi phí mua nguyên vật liệu trang trí hoặc các vật liệu sáng tạo khác.
6. Chi phí khi thực hiện tổ chức sự kiện cho các tiết mục giải trí
Chi phí cho các tiết mục giải trí là một phần quan trọng trong ngân sách tổ chức sự kiện ngày nay, bao gồm gameshow, văn nghệ và các tiết mục giải trí khác. Đối với hầu hết các sự kiện, bất kể là nội bộ hay lớn, việc tích hợp các tiết mục giải trí giúp tạo nên không khí thú vị và hấp dẫn, làm tăng độ nhấn mạnh và góp phần quan trọng vào ấn tượng chung của sự kiện.
Thông thường, khoản chi phí này chiếm khoảng 10% – 20% tổng ngân sách tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, con số này có thể biến đổi tùy thuộc vào mục đích và đặc điểm cụ thể của sự kiện và quyết định được đưa ra sau khi cân nhắc kỹ lưỡng.
7. Chi phí quản lý sự kiện
Chi phí quản lý sự kiện là khoản chi phí mà đơn vị tổ chức sự kiện phải chi trả để thuê một đội ngũ chuyên gia quản lý sự kiện. Người phụ trách quản lý sự kiện chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ quá trình, từ việc tổ chức buổi diễn tập cho đến giữa chương trình, đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
Khoản chi phí này thường chiếm một phần nhỏ trong tổng ngân sách sự kiện, ước khoảng 5% – 10%. Mặc dù có thể không quan trọng, nhưng chi phí quản lý sự kiện là một yếu tố đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện được quản lý chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu suất tổ chức.
8. Chi phí dự trù phát sinh khi tổ chức sự kiện
Chi phí dự trù phát sinh của sự kiện là một khoản chi phí được dành để đối mặt với những tình huống không mong muốn và sự cố bất ngờ trong quá trình tổ chức. Dù cho sự kiện có được lên kế hoạch tỉ mỉ đến đâu, không thể tránh khỏi những thách thức không ngờ. Việc dành một phần ngân sách cho chi phí dự trù phát sinh giúp đảm bảo sự kiện có sự linh hoạt cần thiết để xử lý mọi tình huống.
Lời kết
Nhìn chung, việc nắm rõ và quản lý chi phí khi thực hiện tổ chức sự kiện chặt chẽ là điều quan trọng để đảm bảo sự kiện thành công. Qua bài viết này của AI PRODUCTION, hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan về các khoản chi phí cơ bản khi thực hiện tổ chức sự kiện. Đừng quên áp dụng kiến thức này vào quy trình lên kế hoạch của bạn để tối ưu hóa nguồn lực và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và người tham gia sự kiện.
