Việc tổ chức sự kiện không chỉ đòi hỏi sự sáng tạo và kỹ năng tổ chức xuất sắc, mà còn phải tuân thủ nhiều quy định và thủ tục hành chính. Trong đó, việc xin cấp giấy phép để thực hiện sự kiện là một phần quan trọng, đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra một cách hợp pháp và an toàn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy định thủ tục xin cấp giấy phép để thực hiện tổ chức sự kiện, từ các loại giấy tờ cần thiết cho đến cơ quan có thẩm quyền xem xét và thời hạn cần tuân theo.
I. Sự kiện nào cần phải xin giấy phép tổ chức?
Tất cả các sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức đều phải tuân theo quy định và xin giấy phép từ các cơ quan ban ngành nhà nước. Các loại sự kiện này bao gồm họp báo ra mắt sản phẩm, chạy roadshow, tổ chức lễ hội, triển lãm, buổi trình diễn thời trang, biểu diễn nghệ thuật và các cuộc thi về sắc đẹp.
Quy định này nhằm đảm bảo tính chất và an toàn của các sự kiện tổ chức, đồng thời giúp quản lý việc sử dụng không gian công cộng và đáp ứng các yêu cầu liên quan đến văn hóa, an ninh và an toàn công chúng.
Tuy nhiên, những sự kiện cá nhân như đám cưới, sinh nhật hoặc liên hoan, không cần phải xin giấy phép từ cơ quan chức năng.
II. Xin cấp giấy phép để thực hiện tổ chức sự kiện cần những gì?
Để xin giấy phép tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần tuân theo một số thủ tục cụ thể, bao gồm việc chuẩn bị các tài liệu và hồ sơ liên quan, bao gồm:
- Đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện: Đơn xin phép này cần ghi rõ thông tin về sự kiện như mục đích, thời gian, địa điểm và nội dung chương trình. Đơn xin này sẽ phải đặt tên của đơn vị tổ chức sự kiện.
- Hợp đồng tổ chức sự kiện: Nếu doanh nghiệp thuê một đơn vị khác để tổ chức sự kiện, hợp đồng này sẽ là một phần quan trọng của hồ sơ.
- Giấy ủy quyền (nếu cần thiết): Đây là tài liệu xác nhận việc ủy quyền cho đơn vị tổ chức sự kiện khác để thực hiện công việc này thay mặt doanh nghiệp.
- Bản sao (có công chứng) của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Điều này bao gồm cả giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp và của đơn vị tổ chức sự kiện nếu có.
- Kịch bản nội dung chương trình, sự kiện: Đây là mô tả chi tiết về nội dung, thời gian và phương pháp tổ chức sự kiện và cần phải có chữ ký và con dấu của doanh nghiệp.
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện: Nếu không gian cần cho sự kiện không thuộc sở hữu của doanh nghiệp, hợp đồng thuê địa điểm sẽ cần được cung cấp.
- Các hợp đồng đặc biệt khác (nếu cần thiết): Tùy thuộc vào loại sự kiện cụ thể, có thể có các hợp đồng khác liên quan đến dịch vụ, vật phẩm hoặc nội dung của sự kiện.
Mỗi loại sự kiện có thể đòi hỏi các thủ tục và tài liệu khác nhau để tuân thủ quy định pháp luật. Chẳng hạn, quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện biểu diễn nghệ thuật, họp báo, thời trang và triển lãm đều có các yêu cầu riêng biệt về tài liệu và thời gian xử lý hồ sơ.
Xin phép tổ chức sự kiện biểu diễn nghệ thuật
- Đơn xin phép tổ chức sự kiện biểu diễn nghệ thuật với thông tin về mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung chương trình và thông tin về việc bán vé (nếu có).
- Bản sao công chứng của giấy phép hoạt động kinh doanh.
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
- Thời gian xử lý hồ sơ thường là trong vòng 7 ngày sau khi nhận được hồ sơ đầy đủ theo quy định pháp luật.
Xin phép tổ chức sự kiện họp báo
- Đơn xin phép tổ chức sự kiện họp báo với thông tin về mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung chương trình và người chủ trì.
- Bản sao công chứng của giấy phép hoạt động kinh doanh.
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
- Các tài liệu liên quan đến mục đích và nội dung họp báo, bao gồm giấy phép biểu diễn nếu cần.
- Thời gian xử lý hồ sơ thường là trong vòng 1 ngày sau khi nhận được hồ sơ đầy đủ theo quy định pháp luật.
Xin phép tổ chức sự kiện biểu diễn thời trang
- Đơn xin phép tổ chức sự kiện biểu diễn thời trang với thông tin về mục đích, thời gian, địa điểm và nội dung chương trình.
- Mẫu trang phục dự kiến trong chương trình.
- Danh sách người mẫu tham gia chương trình.
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
- Thời gian xử lý hồ sơ thường là trong vòng 7 ngày sau khi nhận được hồ sơ đầy đủ theo quy định pháp luật.
Xin phép tổ chức sự kiện triển lãm
- Đơn xin phép tổ chức sự kiện triển lãm với thông tin về mục đích, thời gian, địa điểm dự kiến tổ chức sự kiện.
- Danh sách tác giả, tác phẩm, chất liệu, kích thước tác phẩm và năm sáng tác của các tác phẩm sẽ tham gia triển lãm.
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
- Thời gian xử lý hồ sơ thường là trong vòng 7 ngày sau khi nhận được hồ sơ đầy đủ theo quy định pháp luật.
III. Cơ quan tiếp nhận và thời hạn nộp hồ sơ
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin phép tổ chức sự kiện có thể là Sở Văn hóa và Du lịch, Cục Nghệ thuật Biểu diễn hoặc Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh, tùy theo loại sự kiện cụ thể.
Thời hạn nộp hồ sơ xin phép thường là 10 ngày trước ngày diễn ra sự kiện và có thể lên đến 30 ngày trước đối với các chương trình thời trang.
Lời kết
Qua bài viết trên của AI PRODUCTION, mỗi loại sự kiện đòi hỏi các tài liệu và thủ tục riêng biệt và bạn cần phải tuân thủ chặt chẽ để đảm bảo rằng hồ sơ được đầy đủ và hợp lệ. Việc tuân thủ quy định pháp luật về xin giấy phép để thực hiện tổ chức sự kiện không chỉ giúp đảm bảo sự an toàn và tính chất của sự kiện, mà còn giúp xây dựng lòng tin và uy tín của tổ chức hoặc doanh nghiệp tổ chức.
